L’aménagement d’un espace de travail
Vous travaillez au sein d’une PME en voie d’expansion. Par un beau lundi matin, votre patron entre dans votre bureau et vous confie la « laborieuse » tâche de gestion du projet des nouveaux bureaux. Votre premier réflexe sera certainement de vous dire ; mais je n’ai jamais géré un tel projet! Comment faire pour y arriver? EMBLM vous dévoile aujourd’hui un bref résumé des diverses étapes à planifier afin de mener à bien l’élaboration d’un nouvel aménagement de bureau.
Les locaux
Quel espace occuperez-vous? Demeurez-vous dans les mêmes locaux? Auront-ils la même taille ou prévoyez-vous un agrandissement? Songez-vous plutôt à déménager? La réponse à ces questions est essentielle pour réaliser la planification de l’aménagement des bureaux. Il vous faudra aussi connaître le nombre de postes de travail supplémentaires à ajouter.
En choisissant de conserver les mêmes locaux, on visera à améliorer la répartition des postes de travail pour maximiser l’espace. Puisque la technologie évolue, les espaces individuels n’ont plus besoin d’être aussi grands.
Dans ces 3 cas, il sera important de mettre la main sur les plans des locaux. L’architecte de votre projet ou le locateur peut vous fournir cet outil qui regorge d’informations utiles essentielles à la planification.
Planification des espaces
La planification des espaces bureau constitue sans aucun doute l’étape la plus importante. Est-ce que le nombre de bureaux fermés doit être augmenté? La quantité de salles de rencontre/conférence répond-elle aux besoins? Faudra-t-il privilégier l’ajout d’espaces de travail collaboratif? Il est primordial d’organiser une rencontre avec les dirigeants de l’entreprise pour connaître la vision à long terme afin de créer un aménagement de travail fonctionnel et évolutif.
Les postes de travail ne seront pas tous pareils; vous voudrez prendre en compte le type de travail de chaque département influençant ainsi grandement le style de mobilier de bureau choisi. Par exemple, l’administration demande généralement de grandes surfaces de travail ainsi que de volumineux rangements tandis qu’un poste de représentant qui travaille majoritairement sur la route pourra être plus modeste.
La construction de murs fixes de gypse conviendra moins à une entreprise en expansion. Quoique plus économiques à l’achat, dès qu’une première reconfiguration des lieux sera nécessaire, l’argent investi se retrouvera rapidement aux poubelles avec lesdits murs!
L’utilisation de murs amovibles se révélera être un choix payant à long terme, car ils seront reconfigurables pour une fraction du prix; des murs qui évolueront avec votre entreprise! Facile ainsi de créer 8 bureaux fermés et 3 salles de conférences, pour les modifier e ensuite afin d’avoir 10 bureaux et 4 salles d’équipes plus petites pour quelques ajouts minimes.
Mobilier existant ou neuf
Nul besoin de tout jeter parce que vous décidez de rajeunir l’aménagement de bureau. Le temps venu, il importera de dresser l’inventaire du mobilier de bureau existant et d’en déterminer l’état. Une fois cet inventaire établi, il vous sera plus facile de gérer les priorités et de conserver une partie des bureaux qui répondent encore aux besoins. Dans un deuxième temps, il sera toujours possible de les changer pour les agencer au nouveau mobilier de bureau.
Délai et budget
Il importe de connaître les délais afin d’éviter les mauvaises surprises. La majorité des manufacturiers nécessite un délai de fabrication de 10 à 12 semaines. À ça, vous devrez ajouter les journées essentielles à l’élaboration des plans d’aménagement plus quelques rencontres internes et externes pour la planification et les modifications du projet. Un délai minimum de 4 mois devrait donc être prévu; aussi, plus le projet est complexe, plus le temps alloué à sa réalisation devra être long!
Votre budget vous aidera à choisir le type de mobilier de bureau en fonction des divers besoins en rangement, de l’ergonomie ou autre, mais aussi du style que vous désirez pour vos nouveaux espaces de travail. Sur le marché, vous trouverez du beau à bon prix, mais aussi du très beau à prix fort! Tout dépend de l’objectif recherché.
L’aménagement… en bref
Peu importe la grosseur de votre entreprise et du projet, vous devrez vous planifier et suivre les diverses étapes présentées ci-dessus. Elles constituent la clé de la réalisation d’un aménagement de bureau réussi. Conseil : afin de réduire les risques d’erreurs et les oublis, vaut mieux travailler avec des experts qui réalisent ce genre de projet au quotidien.
Le groupe EMBLM met à votre disposition une équipe chevronnée ayant pour mission de vous accompagner tout au long du projet et de vous aider à prendre des décisions réfléchies. Un représentant se déplace sans frais pour discuter avec vous afin d’établir les bases. Il prendra au besoin l’inventaire de votre mobilier existant. Avec la collaboration d’une designer, les plans d’aménagement seront réalisés et des dessins 3D vous seront présentés pour vous aider à visualiser les bureaux proposés.
Une fois le projet accepté et le budget approuvé, le mobilier sera commandé chez les manufacturiers. Pour terminer, notre équipe d’installateurs concrétisera le tout en procédant à l’installation sous l’œil critique de votre chargé de projet! Votre patron ne pourra que vous féliciter pour l’excellent travail accompli!
