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Les espaces de travail partagés

Quelles sont les solutions?

Station de travail Rockit de Inscape montrant à la fois la distanciation et 2 niveaux de travail possible

Les espaces de travail partagés

Après des mois de travail à la maison ou de façon hybride, des millions de personnes devrons retrouver leur chemin vers le bureau, qui s’est métamorphosé. 

Les entreprises devront insuffler confiance aux employés grâce à des défenses visibles contre les virus. La distanciation sociale sera au cœur de la réflexion du design des aménagements de bureaux futurs (voir blogue Distanciation sociale-COVID-19).

Ainsi, les espaces partagés offrent une solution intéressante aussi bien pour la grande entreprise que la PME.

D’un point de vue organisationnel, il s’agit également d’une mesure de réduction des coûts, car l’espace de bureau individuel est supprimé et les employés sont encouragés à travailler régulièrement à domicile.

Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Comme la plupart des aspects du travail pendant la crise du COVID-19, le concept d’espace de bureau partagé a changé. L’espace de travail flexible est toujours destiné à fournir le bon environnement aux employés, mais il y a plus de contrôle sur la façon et le moment où ils l’utilisent.

Le hot desking est une stratégie de travail flexible dans laquelle les employés ne disposent pas de places attribuées et choisissent leur place sur la base du premier arrivé premier servi. Il n’y a pas de système de réservation formel dans le hot desking.

Le hot desking offre plusieurs avantages, notamment:

• Une plus grande flexibilité pour les employés

Utilisation de l’espace améliorée

Réduction des coûts immobiliers

Nettoyage plus facile car ils ne sont pas encombrés d’effets personnels.

En d’autres termes, le hot desking offre flexibilité et efficacité.

L’un des plus grands défis concernant le hot desking est la difficulté à trouver de l’espace disponible chaque jour surtout pour les employés qui arrivent plus tard dans la journée.

Au lieu de mettre chaque bureau à la disposition de tout le monde, vous pouvez mettre en place un système de réservation de places.

Le hoteling est une méthode de gestion de bureau dans laquelle les travailleurs planifient dynamiquement leur utilisation des espaces de travail tels que des bureaux, des salles de réunion et des cabines de rencontre. Les employés réservent un espace de travail avant de venir travailler dans un bureau. C’est en fait un hot desking optimisé!

Il existe des logiciels de gestion permettant aux employés de réserver facilement des espaces de travail lorsqu’ils en ont besoin. Idéalement, le logiciel que vous utilisez devrait inclure une application mobile qui permet aux employés de trouver facilement un espace, de le réserver et de demander qu’il soit désinfecté après l’avoir utilisé.

Défis et solutions

Puisque les employés changeront constamment de bureau de travail, vous aurez besoin d’espaces de stockage pour leurs effets personnels. Vous voudrez également que votre mobilier de bureau soit aussi standard que possible – avec les mêmes chaises ergonomiques, moniteurs, prises et connecteurs de câble – afin que tout le monde puisse s’asseoir et brancher son ordinateur portable.

Et l’ergonomie dans tout ça?

Le partage de places de travail est indissociable d’une ergonomie optimisée.  Pour éviter les blessures et que chaque employé soit confortable, peu importe l’espace de travail attribué, nous recommandons de fournir des meubles de bureau et accessoires réglables (voir blogue L’ergonomie démystifiée).

On partage la chaise, que faire de la désinfection?

Les matériaux poreux et les textiles non nettoyables peuvent être remplacés par des surfaces lisses et imperméables et des tissus qui résistent aux produits de désinfection. L’objectif reste de créer des lieux de travail chaleureux et inspirants où la performance et l’hygiène & salubrité doivent désormais être priorisés. 

La flexibilité des espaces de travail c’est également la flexibilité des types d’espace.  Une cabine de rencontre créée avec l’écran Downtown offrira l’intimité requise pour favoriser créativité et concentration. En recouvrant l’écran et la banquette d’un revêtement résistant aux produits de désinfection, on a ici un espace confortable pour le travail d’équipe qui peut se désinfecter aisément. Oui on met les coussins de côté durant la pandémie mais conservez-les…on reviendra à la normal éventuellement!

En conclusion

Alors que le travail à distance devient un incontournable, il en sera de même pour l’espace flexible.

Avant la pandémie, le marché de l’espace flexible était en plein essor. Les estimations placent la part de marché des aménagements de bureau dans les espaces flexibles à 25% avant le coronavirus – et des experts du secteur (Jones, LaSalle and Lang-JLL) s’attendent à ce qu’elle revienne à ces niveaux. Privés de contacts humains, nous réduisons la créativité l’agilité et l’innovation nécessaires à la productivité et l’évolution des entreprises.

Les nouveaux espaces partagés devront évoluer pour garantir la distanciation physique, offrir un environnement ergonomique et respecter les protocoles de nettoyage. En plus d’améliorer la productivité, ils devront permettre à chacun d’être et de se sentir en sécurité.

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